Knjigovodstvo za IT firme u Crnoj Gori

Objasnite knjigovođi kako IT firma zarađuje

Razvoj softvera po projektu, podrška na mjesečnom nivou, prodaja licenci i digitalni proizvod mogu imati različitu ugovornu i dokumentacionu osnovu. Zato je korisno da agenciji prvo objasnite model poslovanja. Navedite gdje su klijenti, da li poslujete sa firmama ili potrošačima i kako se obračunava usluga.

Pripremite primjer ugovora, tipičnu fakturu i način potvrđivanja završenog posla. Dogovorite kako označavate avanse, faze projekta i odobrenja. Dosljedan opis usluge i perioda na dokumentima olakšava da knjigovodstvene evidencije prate ono što je stvarno ugovoreno i realizovano.

Fakturisanje klijentima u inostranstvu

Kod saradnje sa inostranstvom poreski tretman zavisi od konkretne usluge, statusa primaoca i pravila o mjestu prometa. Ne treba automatski primjenjivati isti tekst ili PDV postupak na svaku stranu fakturu. Provjera se radi prema važećem Zakonu o PDV-u i podacima o transakciji.

Knjigovođi dostavite državu i identifikacione podatke klijenta, predmet ugovora, način pružanja usluge i podatke potrebne za provjeru statusa primaoca. Prije prve fakture usaglasite sadržaj dokumenta i potrebnu napomenu. Promjena klijenta ili vrste usluge razlog je za novu provjeru, a ne samo kopiranje prethodnog računa.

Zvanični izvori: Ministarstvo finansija: Zakon o porezu na dodatu vrijednost

Cloud, softverske licence i pretplate

Za hosting, cloud resurse, razvojne alate i pretplate sačuvajte račun koji identifikuje pružaoca i vašu firmu, period korišćenja i trag plaćanja. Provjerite da poslovni nalog kod dobavljača sadrži tačne podatke. Samo obavještenje da je kartica zadužena često ne objašnjava dovoljno vrstu i period troška.

Usluge stranih dobavljača treba posebno označiti za poresku provjeru. Napravite jednostavan pregled aktivnih pretplata, njihove namjene i osobe koja ih je odobrila. Tako knjigovođa dobija kompletniju osnovu, a vi ranije primjećujete duplirane alate ili pretplate koje tim više ne koristi.

Oprema, zaposleni i spoljni saradnici

Prilikom nabavke računara i druge opreme sačuvajte račun i podatke o tome kome je oprema dodijeljena. Dogovorite način vođenja evidencije i postupak za zamjenu ili povraćaj uređaja. Privatnu kupovinu i poslovnu nabavku razdvojite dokumentacijom i stvarnom namjenom.

Za zaposlene i spoljne saradnike unaprijed razjasnite pravni osnov angažovanja i potrebna dokumenta. Ugovor, potvrda realizovanog posla i račun saradnika treba da budu usklađeni. Ako sarađujete sa licem iz druge države, dostavite podatke agenciji prije isplate, kako bi se provjerilo odgovarajuće postupanje.

Novčani tok i rezultat po projektu

Firma može uredno fakturisati, a ipak imati problem sa novcem ako naplata kasni. Pratite otvorene fakture, ugovorene avanse i planirane isplate. Razlikujte realizovan prihod, primljenu uplatu i buduću obavezu da posao bude završen. Za mjesečni razgovor sa agencijom pripremite pregled projekata koji su u toku.

Interni pregled po projektu može da poveže prihod, angažovanje tima i direktne troškove. To je korisno za procjenu održivosti cijene usluge i planiranje kapaciteta. Razjasnite da li agencija priprema takav pregled ili vi vodite projektnu evidenciju i dostavljate je za usaglašavanje.

Digitalna saradnja sa knjigovođom

Odredite mjesto za predaju dokumenata, nazive fajlova i ritam komunikacije. Koristite poslovne naloge i pristup ograničen osobama kojima je potreban. Za prijave i elektronske postupke dogovorite odgovarajuća ovlašćenja i odgovornost za potvrdu podataka.

Kod izbora agencije navedite broj računa, zaposlenih i saradnika, zemlje klijenata i tipične strane dobavljače. Pitajte da li podrška obuhvata provjeru prvog modela fakturisanja, redovno vođenje i objašnjenje mjesečnih obaveza. Tako ponude poređujete prema stvarnoj potrebi IT firme.