Jednostavna struktura foldera, pravila imenovanja i čuvanje originala za urednu saradnju.
Jednostavna struktura foldera, pravila imenovanja i čuvanje originala za urednu saradnju.
Pošaljite pitanje. Povezaćemo vas sa odgovarajućom agencijom u Crnoj Gori.
Razbacani prilozi u emailu, porukama i na više računara otežavaju rad i povećavaju broj duplikata.
Primjer je godina, zatim mjesec i vrsta dokumenta: izlazni računi, ulazni računi, izvodi i ugovori.
Sken ili fotografija treba da bude čitljiva i potpuna, ali sama digitalizacija ne znači automatski da svaki original možete odbaciti.
Zakon o računovodstvu propisuje različite rokove za poslovne knjige, izvještaje i isprave; određena dokumentacija o zaradama čuva se trajno.
Razbacani prilozi u emailu, porukama i na više računara otežavaju rad i povećavaju broj duplikata. Sa agencijom dogovorite glavno mjesto razmjene i način potvrde prijema. Nije neophodan složen sistem za mali broj dokumenata, ali je potrebna dosljednost. Odredite ko unosi dokument, ko ga provjerava i ko ima pristup. Arhiva treba da bude razumljiva i zamjeni odsutnog kolege, a ne samo osobi koja ju je postavila.
Primjer je godina, zatim mjesec i vrsta dokumenta: izlazni računi, ulazni računi, izvodi i ugovori. Dugoročne ugovore čuvajte odvojeno uz vezu sa relevantnim periodima. Naziv može sadržati datum, partnera i broj dokumenta, bez unošenja nepotrebnih ličnih podataka. Dogovorite pravilo jednom i provjerite ga na nekoliko stvarnih primjera. Previše podfoldera često usporava jednako kao potpuni nedostatak reda.
Sken ili fotografija treba da bude čitljiva i potpuna, ali sama digitalizacija ne znači automatski da svaki original možete odbaciti. Provjerite pravila čuvanja prema vrsti dokumenta i primijenjenom postupku. Radne tabele i naknadne komentare odvojite od izvornog računa. Kada stigne ispravka, sačuvajte vezu sa prethodnim dokumentom. Tako se može pratiti događaj bez nagađanja koja je od nekoliko gotovo istih datoteka važila u kom trenutku.
Zakon o računovodstvu propisuje različite rokove za poslovne knjige, izvještaje i isprave; određena dokumentacija o zaradama čuva se trajno. Zato nemojte primijeniti jedno pravilo brisanja na cijeli folder. Sa agencijom napravite tabelu kategorija i rokova, uz provjeru drugih primjenljivih propisa. Pravilo arhiviranja treba da obuhvati i papirnu i elektronsku dokumentaciju, odgovornu osobu i način dokazivanja autentičnosti i dostupnosti.
Dodijelite pristup prema poslu koji osoba obavlja. Posebno izdvojite osjetljivu dokumentaciju zaposlenih i ne stavljajte je u javno dijeljeni folder. Rezervnu kopiju planirajte odvojeno od svakodnevne razmjene, uz povremenu provjeru da se dokument zaista može vratiti. Kopija na istom računaru ne rješava sve slučajeve gubitka. Lozinke i kodove ne čuvajte u nazivima foldera ili zajedno sa dokumentima koji se široko dijele.
Izaberite nekoliko računa iz ranijeg perioda i provjerite da li ih druga ovlašćena osoba može pronaći, povezati sa uplatom i prepoznati konačnu verziju. Ako ne može, pojednostavite strukturu i dopunite kratko uputstvo. Pri promjeni agencije dogovorite izvoz podataka i potvrdu predaje. Arhiva treba da ostane dostupna firmi tokom promjene saradnika ili softvera; nemojte pretpostaviti da će svi stari linkovi i nalozi trajati bez provjere.
Nemojte to pretpostaviti. Pravila zavise od vrste dokumenta i načina čuvanja; provjerite ih prije uništavanja originala.
Ugovorom i praktičnim dogovorom razjasnite šta čuva koja strana, u kom obliku i kako firma dobija dokumenta.
Uzmite jedan mjesec kao probu, primijenite strukturu i provjerite pretragu. Zatim prenosite ostale periode uz kontrolu duplikata.
Recite nam šta vam je potrebno. Pomoći ćemo vam da pronađete odgovarajuću agenciju u Crnoj Gori.